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Managed Mitarbeitershop
Managed Mitarbeitershop: Mitarbeiterbekleidung mit Budget – wir richten alles ein
Sie senden uns eine Liste mit Ihren Mitarbeitenden und deren Budget. Wir legen alle Zugänge an, Ihre Mitarbeitenden vergeben nur noch ihr Passwort und bestellen ihre Firmenbekleidung.
So kommen Ihre Mitarbeitenden ohne Aufwand in den Shop
Beim Managed Mitarbeitershop übernehmen wir die komplette Einrichtung – der schnellste Weg in Ihren Mitarbeitershop. Sie schicken uns eine Liste mit Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Budget. Wir legen für jede Person ein persönliches Konto im Shop für Ihre Mitarbeiterbekleidung an, ordnen es Ihrem Unternehmen zu und laden das Budget als Guthaben auf.
Anschließend erhält jede Person eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Ein Klick, Passwort festlegen – und schon kann sie Poloshirts, Jacken oder die komplette Arbeitskleidung mit Ihrem Logo bestellen. Eine Selbstregistrierung ist nicht nötig.
In vier Schritten zum ersten Login
1. Sie senden die Liste
Eine CSV- oder Excel-Datei mit einer Zeile pro Person: Vorname, Nachname, E-Mail, Budget in Euro netto. Ist das Budget für alle gleich, genügt eine kurze Angabe.
2. Wir legen alles an
Shop-Zugang, Firmenzuordnung und Budget-Guthaben. Doppelte E-Mail-Adressen erkennen wir, es entsteht kein zweites Konto.
3. Einladung per E-Mail
Jede Person erhält eine persönliche E-Mail mit dem Button „Passwort festlegen“, ihrem Benutzernamen und der Shop-Adresse. Vorher bekommen Sie eine Testmail zur Freigabe.
4. Passwort vergeben und bestellen
Nach dem Festlegen des Passworts ist das Budget sofort sichtbar. Ist der Link abgelaufen, hilft „Passwort vergessen“ mit derselben E-Mail-Adresse.
So sehen Ihre Mitarbeitenden ihr Budget
Nach der ersten Anmeldung sieht jede Person ihr persönliches Budget-Wallet: das verfügbare Guthaben, das Jahresbudget und alle Buchungen – von der Aufladung bis zur letzten Bestellung.
Bei jeder Bestellung wird das Guthaben im Warenkorb automatisch verrechnet. Ist das Budget aufgebraucht, zahlen Mitarbeitende den Rest bequem per PayPal oder Kreditkarte.
Ihre CSV-Datei: vier Spalten genügen
Die E-Mail-Adresse ist später der Benutzername im Shop und darf deshalb nur einmal vorkommen. Die Beispielzeilen sind fiktiv.
| Vorname | Nachname | Budget (netto) | |
|---|---|---|---|
| Max | Mustermann | max@firma.de | 250 € |
| Erika | Musterfrau | erika@firma.de | 250 € |
Budget, Zuzahlung und Abrechnung
Erst das Budget, dann privat zuzahlen
Das Guthaben wird im Warenkorb automatisch verrechnet. Liegt die Bestellung darüber, zahlen Mitarbeitende die Differenz per PayPal oder Kreditkarte – mit eigener Rechnung.
Eine laufende Monatsrechnung
Jede Bestellung mit Budget erscheint als eigene Position: Datum, Bestellnummer, Mitarbeiter, Gesamtwert, Mitarbeiter- und Firmenanteil. Berechnet wird nur der Firmenanteil.
Stornos fallen automatisch heraus
Wird eine Bestellung storniert, verschwindet die Position aus der laufenden Rechnung. Nicht genutztes Budget kostet Sie nichts.
Lieferung an Mitarbeiter oder Standort
Einzelversand nach Hause oder gebündelt an Ihren Firmenstandort, kommissioniert pro Person.
Ihr Dashboard: alle Bestellungen und Kosten auf einen Blick
Im Kundenkonto sehen Verantwortliche jederzeit, wie viele Aufträge offen oder in Produktion sind, wie hoch der Firmenanteil und der privat bezahlte Mitarbeiteranteil ist und welcher Betrag aktuell auf der Sammelrechnung aufgelaufen ist.
Auch der letzte und der nächste Produktionszyklus werden angezeigt – so wissen Sie immer, wann die Mitarbeiterbekleidung produziert und ausgeliefert wird.
Die laufende Monatsrechnung: jede Bestellung nachvollziehbar
Pro Mitarbeiterbestellung führen wir eine eigene Rechnungsposition mit Datum, Bestellnummer, Gesamtwert, Mitarbeiteranteil und Firmenanteil. Berechnet wird nur der Firmenanteil.
In der Auftragsübersicht sehen Sie alle Bestellungen mit Auftragsnummer, Datum und aktueller Phase. So lassen sich Dashboard und Monatsrechnung direkt abgleichen.
Ihr Kundenkonto: Aufträge, Rechnungen und Service an einem Ort
Über „Mein Konto“ erreichen Sie das Dashboard, Ihre Aufträge, Rechnungen und Service-Tickets. Bestell- und Versandinformationen stehen auch Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung.
Supportanfragen lassen sich über das Ticketsystem jederzeit nachvollziehen.
Neue Mitarbeitende, Austritte und neues Budget
Neue Kolleginnen und Kollegen schicken Sie uns einfach als weitere CSV – wir legen an und laden ein. Bei einem Austritt genügt eine kurze Nachricht: Wir sperren den Zugang und setzen das Budget auf 0 €. Offene Bestellungen, deren Ware noch nicht bestellt ist, stornieren wir und erstatten selbst gezahlte Beträge. Startet das Budget jährlich neu, laden wir alle Konten zum Stichtag auf.
Wer sich nach einer Woche noch nicht angemeldet hat, bekommt auf Wunsch eine Erinnerung.
Welcher Ablauf passt zu Ihrem Unternehmen?
Alle Varianten nutzen denselben Shop für Ihre Firmenbekleidung und dieselbe transparente Abrechnung. Der Unterschied liegt darin, wer wie bestellt: Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeitershop mit Budget – oder Ihr Einkauf per Punchout direkt aus dem Einkaufssystem.
| Ablauf | Sie liefern | Zugang | Ideal, wenn … |
|---|---|---|---|
| Managed Mitarbeitershop (diese Seite) | Namen, E-Mail, Budget (CSV) | per E-Mail-Einladung, Passwort selbst vergeben | Sie möchten, dass alle sofort startklar sind |
| Basic Mitarbeitershop | nur Anzahl und Budget | Selbstregistrierung + Code einlösen | Sie verteilen Codes intern und behalten die Daten im Haus |
| Mitarbeitershop mit Personalnummer | nur Personalnummern | Selbstregistrierung mit Personalnummer | Sie möchten keine Personendaten übermitteln und Austritte automatisch abbilden |
| Punchout-Katalog | Anbindung an Ihr Einkaufssystem | automatisch aus SAP Ariba, Coupa, SAP & Co. | Ihr Einkauf zentral über ein E-Procurement-System bestellt |
Häufig gestellte Fragen
Rund um den Ablauf im Mitarbeitershop.
Nein. Wir legen alle Konten an. Ihre Mitarbeitenden vergeben über den Link in der Einladungsmail nur ihr Passwort.
Einige Tage. Danach lässt sich über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite jederzeit ein neuer Link anfordern – das Budget bleibt erhalten.
Dann entsteht ein zweites Konto ohne Budget und ohne Firmenzuordnung. Deshalb weisen wir in der Einladung ausdrücklich auf „Passwort vergessen“ hin.
Ja. Tragen Sie das Budget einfach pro Zeile in die CSV ein.
Unsere Mitarbeitershops laufen auf Servern in Deutschland, die Daten werden nach europäischen Datenschutzstandards verarbeitet.
Ja. Logo und Wunschtext stimmen wir mit Ihnen ab und senden Ihnen vorab eine Testmail.
Ihr Managed Mitarbeitershop – in ca. 4 Wochen startklar
Senden Sie uns Ihre Liste oder lassen Sie sich den Ablauf in einer kostenlosen LiveDemo zeigen.
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