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Basic Mitarbeitershop
Basic Mitarbeitershop: Firmenbekleidung per Gutscheincode
Der einfache Einstieg: Wir erstellen persönliche Gutscheincodes, Sie verteilen sie intern. Ihre Mitarbeitenden registrieren sich selbst und lösen ihr Budget für Firmenbekleidung ein.
Budget für Mitarbeiterbekleidung – ohne Mitarbeiterliste
Sie möchten Ihren Mitarbeitenden ein Budget für Firmenbekleidung geben, ohne uns Namen oder E-Mail-Adressen zu schicken? Dann ist der Basic Mitarbeitershop mit Gutscheincodes die passende Lösung – ideal für den Einstieg und kleinere Teams. Sie nennen uns nur die Anzahl der Personen und das Budget – wir erzeugen daraus eine Liste persönlicher Codes.
Jede Person erhält ihren Code von Ihnen, registriert sich im Shop mit eigenen Daten und löst den Code ein. Das Budget steht sofort im Kundenkonto bereit. Sie zahlen nur, was tatsächlich eingelöst wurde.
So funktioniert der Ablauf mit Gutscheincodes
1. Wir erzeugen die Codes
Ein Code pro Person, jeweils mit dem vereinbarten Budget. Sie erhalten die Liste als Excel- oder CSV-Datei, auf Wunsch mit laufender Nummer zur internen Zuordnung.
2. Sie verteilen intern
Per E-Mail aus der Personalabteilung, auf Papier mit der Gehaltsabrechnung oder persönlich im Intranet. Dazu liefern wir ein Infoblatt mit Anleitung.
3. Selbst registrieren
Ihre Mitarbeitenden rufen Ihren Shop auf (z. B. firma.co-fa.shop), legen ein Konto mit Name, E-Mail-Adresse und Passwort an.
4. Code einlösen und bestellen
Der Code wird geprüft und gutgeschrieben. Jeder Code gilt genau einmal – ein ungültiger oder schon eingelöster Code bringt kein Budget.
Code einlösen und Restguthaben jederzeit prüfen
Ihre Mitarbeitenden geben ihren Gutscheincode einfach in das Feld ein und klicken auf „Einlösen“. Das Budget wird sofort gutgeschrieben und bei der nächsten Bestellung automatisch verrechnet.
Wie viel noch übrig ist, lässt sich jederzeit über „Restguthaben prüfen“ abrufen – ganz ohne Nachfrage bei der Personalabteilung.
Ihre Codeliste im Überblick
So sieht die Liste aus, die Sie von uns erhalten. Die Codes sind Beispiele. In der Übersicht sehen Sie jederzeit, welcher Code eingelöst ist.
| Nr. | Gutscheincode | Budget | Status |
|---|---|---|---|
| 001 | CF-7K2M-Q9XA | 250 € | eingelöst |
| 002 | CF-H4RT-2LWE | 250 € | offen |
Budget, Zuzahlung und Abrechnung
Erst das Budget, dann privat zuzahlen
Das Guthaben wird im Warenkorb automatisch verrechnet. Liegt die Bestellung darüber, zahlen Mitarbeitende die Differenz per PayPal oder Kreditkarte – mit eigener Rechnung.
Eine laufende Monatsrechnung
Jede Bestellung mit Budget erscheint als eigene Position: Datum, Bestellnummer, Mitarbeiter, Gesamtwert, Mitarbeiter- und Firmenanteil. Berechnet wird nur der Firmenanteil.
Stornos fallen automatisch heraus
Wird eine Bestellung storniert, verschwindet die Position aus der laufenden Rechnung. Nicht genutztes Budget kostet Sie nichts.
Lieferung an Mitarbeiter oder Standort
Einzelversand nach Hause oder gebündelt an Ihren Firmenstandort, kommissioniert pro Person.
Ihr Dashboard: alle Bestellungen und Kosten auf einen Blick
Im Kundenkonto sehen Verantwortliche jederzeit, wie viele Aufträge offen oder in Produktion sind, wie hoch der Firmenanteil und der privat bezahlte Mitarbeiteranteil ist und welcher Betrag aktuell auf der Sammelrechnung aufgelaufen ist.
Auch der letzte und der nächste Produktionszyklus werden angezeigt – so wissen Sie immer, wann die Mitarbeiterbekleidung produziert und ausgeliefert wird.
Die laufende Monatsrechnung: jede Bestellung nachvollziehbar
Pro Mitarbeiterbestellung führen wir eine eigene Rechnungsposition mit Datum, Bestellnummer, Gesamtwert, Mitarbeiteranteil und Firmenanteil. Berechnet wird nur der Firmenanteil.
In der Auftragsübersicht sehen Sie alle Bestellungen mit Auftragsnummer, Datum und aktueller Phase. So lassen sich Dashboard und Monatsrechnung direkt abgleichen.
Ihr Kundenkonto: Aufträge, Rechnungen und Service an einem Ort
Über „Mein Konto“ erreichen Sie das Dashboard, Ihre Aufträge, Rechnungen und Service-Tickets. Bestell- und Versandinformationen stehen auch Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung.
Supportanfragen lassen sich über das Ticketsystem jederzeit nachvollziehen.
Sicherheit und Änderungen
Gutscheincodes sind wie Bargeld: Bitte jeder Person nur ihren eigenen Code geben, nicht als Sammelliste an alle. Geht ein Code verloren, sperren wir ihn und schicken einen Ersatzcode. Für neue Mitarbeitende erhalten Sie weitere Codes, bei einem Austritt sperren wir den Zugang und setzen das Budget auf 0 €.
Welcher Ablauf passt zu Ihrem Unternehmen?
Alle Varianten nutzen denselben Shop für Ihre Firmenbekleidung und dieselbe transparente Abrechnung. Der Unterschied liegt darin, wer wie bestellt: Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeitershop mit Budget – oder Ihr Einkauf per Punchout direkt aus dem Einkaufssystem.
| Ablauf | Sie liefern | Zugang | Ideal, wenn … |
|---|---|---|---|
| Managed Mitarbeitershop | Namen, E-Mail, Budget (CSV) | per E-Mail-Einladung, Passwort selbst vergeben | Sie möchten, dass alle sofort startklar sind |
| Basic Mitarbeitershop (diese Seite) | nur Anzahl und Budget | Selbstregistrierung + Code einlösen | Sie verteilen Codes intern und behalten die Daten im Haus |
| Mitarbeitershop mit Personalnummer | nur Personalnummern | Selbstregistrierung mit Personalnummer | Sie möchten keine Personendaten übermitteln und Austritte automatisch abbilden |
| Punchout-Katalog | Anbindung an Ihr Einkaufssystem | automatisch aus SAP Ariba, Coupa, SAP & Co. | Ihr Einkauf zentral über ein E-Procurement-System bestellt |
Häufig gestellte Fragen
Rund um den Ablauf im Mitarbeitershop.
Nur die Anzahl der Codes, das Budget pro Person und Ihre Rechnungsadresse. Namen und E-Mail-Adressen geben Ihre Mitarbeitenden bei der Registrierung selbst ein.
Nichts. Abgerechnet wird nur das Budget, das tatsächlich bei einer Bestellung eingesetzt wurde.
Nein. Jeder Code gilt genau einmal und ist nach dem Einlösen fest an ein Konto gebunden.
Sie nennen uns die Code-Nummer, wir sperren den Code und senden einen Ersatz.
Ja. Sie erhalten eine Übersicht mit Code, Datum der Einlösung und verbleibendem Budget.
Die Gültigkeit legen wir gemeinsam fest, zum Beispiel bis zum Ende des Budgetjahres.
Basic Mitarbeitershop mit Gutscheincodes anfragen
Nennen Sie uns Anzahl und Budget – wir richten Ihren Shop ein und testen einen Code gemeinsam mit Ihnen.
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