Shop-Lösungen für Mitarbeiterbekleidung › Mitarbeitershop mit Personalnummer
Mitarbeitershop mit Personalnummer
Mitarbeitershop ohne Mitarbeiterdaten: Registrierung per Personalnummer
Sie liefern nur Personalnummern – keine Namen, keine E-Mail-Adressen. Ihre Mitarbeitenden registrieren sich selbst und erhalten automatisch ihr Budget.
Datensparsam ausstatten – DSGVO-freundlich von Anfang an
Viele Unternehmen möchten aus Datenschutzgründen keine Mitarbeiterlisten mit Namen und E-Mail-Adressen an externe Dienstleister übermitteln. Mit der Registrierung per Personalnummer ist das auch nicht nötig: Sie senden uns ausschließlich die Personalnummern, und Ihr Mitarbeitershop für Firmenbekleidung erledigt den Rest.
Ihre Mitarbeitenden melden sich im Shop mit ihren eigenen Daten und ihrer Personalnummer an. Ist die Nummer gültig und noch frei, wird das Konto freigeschaltet und das Budget bereitgestellt. Fehlt eine Nummer in Ihrer nächsten Liste, wird der Zugang automatisch gesperrt.
So läuft die Registrierung
1. Sie senden die Personalnummern
Einmal im Monat die komplette Liste als Excel oder CSV, eine Spalte genügt. Den Abgleich übernehmen wir.
2. Mitarbeitende registrieren sich
Im Shop „Registrieren“ wählen und Name, private E-Mail-Adresse, Passwort und Personalnummer eingeben.
3. Die Nummer wird geprüft
Nur gültige, noch freie Nummern werden akzeptiert. Jede Personalnummer kann genau einmal verwendet werden.
4. E-Mail bestätigen und bestellen
Nach der Bestätigung per E-Mail steht das Budget sofort bereit.
Die monatliche Liste: Was passiert mit welcher Nummer?
Sie schicken immer die vollständige Liste, nicht nur Änderungen. Fallen auffällig viele Nummern weg, melden wir uns vor der Übernahme bei Ihnen.
| In der neuen Liste … | Ergebnis |
|---|---|
| Nummer ist neu | Registrierung ab sofort möglich |
| Nummer fehlt | Zugang wird gesperrt, Budget auf 0 € |
| Nummer ist wieder da | Zugang wird wieder freigegeben |
Budget, Zuzahlung und Abrechnung
Erst das Budget, dann privat zuzahlen
Das Guthaben wird im Warenkorb automatisch verrechnet. Liegt die Bestellung darüber, zahlen Mitarbeitende die Differenz per PayPal oder Kreditkarte – mit eigener Rechnung.
Eine laufende Monatsrechnung
Jede Bestellung mit Budget erscheint als eigene Position: Datum, Bestellnummer, Mitarbeiter, Gesamtwert, Mitarbeiter- und Firmenanteil. Berechnet wird nur der Firmenanteil.
Stornos fallen automatisch heraus
Wird eine Bestellung storniert, verschwindet die Position aus der laufenden Rechnung. Nicht genutztes Budget kostet Sie nichts.
Lieferung an Mitarbeiter oder Standort
Einzelversand nach Hause oder gebündelt an Ihren Firmenstandort, kommissioniert pro Person.
Ihr Dashboard: alle Bestellungen und Kosten auf einen Blick
Im Kundenkonto sehen Verantwortliche jederzeit, wie viele Aufträge offen oder in Produktion sind, wie hoch der Firmenanteil und der privat bezahlte Mitarbeiteranteil ist und welcher Betrag aktuell auf der Sammelrechnung aufgelaufen ist.
Auch der letzte und der nächste Produktionszyklus werden angezeigt – so wissen Sie immer, wann die Mitarbeiterbekleidung produziert und ausgeliefert wird.
Die laufende Monatsrechnung: jede Bestellung nachvollziehbar
Pro Mitarbeiterbestellung führen wir eine eigene Rechnungsposition mit Datum, Bestellnummer, Gesamtwert, Mitarbeiteranteil und Firmenanteil. Berechnet wird nur der Firmenanteil.
In der Auftragsübersicht sehen Sie alle Bestellungen mit Auftragsnummer, Datum und aktueller Phase. So lassen sich Dashboard und Monatsrechnung direkt abgleichen.
Ihr Kundenkonto: Aufträge, Rechnungen und Service an einem Ort
Über „Mein Konto“ erreichen Sie das Dashboard, Ihre Aufträge, Rechnungen und Service-Tickets. Bestell- und Versandinformationen stehen auch Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung.
Supportanfragen lassen sich über das Ticketsystem jederzeit nachvollziehen.
Wenig Daten, klare Kontrolle
Keine Personendaten von Ihnen
Sie übermitteln nur Personalnummern.
Schutz vor Ausprobieren
Sicherheitsabfrage, begrenzte Versuche und Bestätigung per E-Mail.
Übersicht für Sie
Wer sich mit welcher Nummer wann registriert hat. Fällt Ihnen etwas auf, sperren wir den Zugang und geben die Nummer wieder frei.
Jährliches Budget
Zum Stichtag wird das Budget neu gesetzt, Restguthaben verfällt.
Welcher Ablauf passt zu Ihrem Unternehmen?
Alle Varianten nutzen denselben Shop für Ihre Firmenbekleidung und dieselbe transparente Abrechnung. Der Unterschied liegt darin, wer wie bestellt: Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeitershop mit Budget – oder Ihr Einkauf per Punchout direkt aus dem Einkaufssystem.
| Ablauf | Sie liefern | Zugang | Ideal, wenn … |
|---|---|---|---|
| Managed Mitarbeitershop | Namen, E-Mail, Budget (CSV) | per E-Mail-Einladung, Passwort selbst vergeben | Sie möchten, dass alle sofort startklar sind |
| Basic Mitarbeitershop | nur Anzahl und Budget | Selbstregistrierung + Code einlösen | Sie verteilen Codes intern und behalten die Daten im Haus |
| Mitarbeitershop mit Personalnummer (diese Seite) | nur Personalnummern | Selbstregistrierung mit Personalnummer | Sie möchten keine Personendaten übermitteln und Austritte automatisch abbilden |
| Punchout-Katalog | Anbindung an Ihr Einkaufssystem | automatisch aus SAP Ariba, Coupa, SAP & Co. | Ihr Einkauf zentral über ein E-Procurement-System bestellt |
Häufig gestellte Fragen
Rund um den Ablauf im Mitarbeitershop.
So müssen Sie keine personenbezogenen Daten wie Namen oder E-Mail-Adressen an uns übermitteln. Ihre Mitarbeitenden geben ihre Daten bei der Registrierung selbst ein.
Fehlt die Nummer in der nächsten Liste, wird der Zugang gesperrt und das Budget auf 0 € gesetzt. Offene Bestellungen, deren Ware noch nicht bestellt ist, stornieren wir und erstatten selbst gezahlte Beträge.
Jede Nummer kann nur einmal genutzt werden. In Ihrer Registrierungsübersicht sehen Sie, wer sich mit welcher Nummer angemeldet hat – bei einer falschen Zuordnung sperren wir den Zugang und geben die Nummer frei.
Einmal im Monat, immer vollständig. Den Abgleich übernehmen wir.
Ja – ob voll oder anteilig, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Auf Servern in Deutschland, nach europäischen Datenschutzstandards.
Mitarbeitershop per Personalnummer anfragen
Wir zeigen Ihnen den Ablauf in einer kostenlosen LiveDemo und klären Budget, Stichtag und Start.
Beratung anfragen Case Studys ansehen
hey@co-fa.shop · 07393 87304 0
